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      萬物互聯 章顯未來

      企業印章外帶風險大?群杰智能印章讓“出走”印章有印可循!

      發布時間:2021-05-14 13:53 信息來源: 閱讀次數:

      企業在對外開展業務的過程中,經常會出現需要印章外帶使用的情況。印章一旦外借,“走”出企業管控視線的印章就好比斷了線的風箏一般不受控制:用印的文件誰把關?蓋章的次數誰監督?使用的過程誰證明?


      傳統的印章管理模式是派專人負責外帶用印監管,但這也難以保證不會出現人情章、空白章、私蓋章等違規用印風險。因印章外借導致的違規用章不僅僅只是員工違反企業規章制度,也很有可能會把企業推向法律、經濟糾紛的泥潭之中。


      那么,如何讓外借的印章“走”出去還能不“失聯”?群杰智能印章解決方案以智能風控技術延展印章更多使用場景,即使印章外借也能讓企業印章隨時在線,有效避免印章外帶風險。


      群杰智能印章管理解決方案采用移動便攜式印章管理設備+一體化印章管理平臺的軟硬結合模式,讓異地用章、外帶用印實現遠程審批授權,整個用印過程都被詳細記錄在管理平臺中,負責人可隨時查看印章使用的具體情況,以防止印章違規使用。


      移動便攜式智能印章——群杰用印寶



      群杰智能印章明星產品——用印寶,是一款輕量級便攜蓋章設備,通過它給傳統印章加把“智慧鎖”,實現公章、合同章、財務章等不同使用場景的過程監控、用印數據采集,規范用印行為,杜絕偷蓋、私蓋風險。


      一體化印章管理平臺——群杰印章管理平臺



      印章管理平臺可實現印章全生命周期管理。通過標準化平臺,促進合規管理。從印章刻制的申請、領用、歸還到銷毀;從印章使用的申請、審批、授權、蓋章、歸檔到數據統計分析,都能清晰記錄??蓪崿F企業總部、分子公司所有印章的在線遠程管理。


      1.集成業務系統,支持全場景用印模式

      靈活集成HR、CRM、ERP、招投標、合同管理等多種協同辦公系統,在相應的業務系統上即可接收用印待辦的推送。


      2.統一印章庫,有印可循的全生命周期管控

      集中管理企業內所有印章,實現印章從制章、登記、維護、銷毀的全生命周期管理,且可通過臺賬查看所有印章的具體信息。


      3.從流程入手,全流程的用印監管

      從流程入手,實現多種用印方式的統一管理,用印人提交用印申請/授權用印申請,申請通過審批后,用印人根據具體業務場景選用不同形態的印章用印,最后在用印過程中產生的所有記錄都會被匯總到統一的用印臺賬中,并提供多種維度的查詢方式。


      4.文件防偽,全方位防控蓋章風險

      群杰智能印章行業獨有的“數字水印”技術,對于蓋章文件,用印人在蓋章期間可能將文件篡改或替換,通過對紙質文件添加水印實現文件防偽,同時也可以通過肉眼不可見的水印在蓋章前進行識別判斷,約束印章外帶的合規用印。


      群杰智能印章整體解決方案的應用價值


      群杰智能印章整體解決方案基于印章全面風險管理理念及物聯網、智能風控等新技術,實現印章使用前可控制、使用中可監管、使用后可追溯,保障企業用章安全。


      建成一個有效支撐企業用印場景的數字化、安全化、規范化的印章管理系統,實現各類印章全生命周期管理;


      完善企業印章管理模式和管理制度,實現印章外帶以及總部對分子公司印章管理工作的統一監督和指導;


      在保障效率的同時,充分強化安全和合規,有效支撐企業業務運營和決策治理,充分發揮印章管理系統數據資產的價值。


      500強企業應用案列


      新城控股集團



      新城控股集團股份有限公司于1993年成立于江蘇常州,業務涉及房產開發投資、商業管理等多個板塊。經過二十多年的發展,新城控股已經成為跨足住宅地產和商業地產的綜合性地產集團,并于2015年在A股上市。


      上線前,新城控股集團主要使用傳統印章管理辦法。首先,總部管理控股集團印章,子公司和城市開發公司自主管理;其次,印章外帶由行政部和銷售部外帶;再次,項目公司的印章,根據情況決定是否下放。于是便產生了傳統管理辦法產生的問題,一則總部印管員蓋章量太大;二則印章外帶無法有效滿足;三則子公司的印章管理,無法有效掌控和監管。



      群杰智能印章管理解決方案上線后,首次完成了在集團、城市子公司、項目公司試點應用;實現集團自助式蓋章+移動外帶,同時對子公司和項目公司實現遠程授權管理。

      具體管理成果如下:

      1.印章管理系統與集團明源軟件、K2軟件集成,統一申請、審批、存檔;

      2.子公司的部分業務由總部審批蓋章如融資擔保;

      3.實現對項目公司的業務蓋章管理;

      4.建立用章用印分析平臺,可多維度進行分析查詢和檔案管理。


      群杰智能印章,幫助企業對印章外帶進行全方位管控,不僅實現印章外借、異地分支機構自主管章合規使用,在印章管理方式上,更加精細化、智能化,使用過程可全程追溯,為印章審計提供精準數據憑證,“出走”印章有印可循!從而幫助企業有效把控業務風險,實現輕松用印、安全用??!


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