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            1. 萬物互聯 章顯未來

              群杰智能印章管理平臺助力企業建立印章管理全方位風險防控體系

              發布時間:2021-05-25 13:52 信息來源: 閱讀次數:



              印章是企業經營管理活動中行使職權、明確各種權利義務關系的重要憑證和工具,蓋有企業印章的文件是受法律保護的有效文件,同時企業也必須對文件的內容承擔法律責任。一直以來,公司領導都十分重視印章管理工作,公司現行印章管理狀況總體規范有序、效能較高,但個別所屬單位、項目部管理不夠規范,存在一些管理漏洞和風險。




              隨著企業發展規模,印章管理日益呈現出數量大、種類多、使用頻、戰線長、范圍廣、變化多等特點,管理風險和難度有所加大。加之企業印章管理還停留在制度管理和人為管理的水平上,存在不可控性、不規范性等多種問題,無法為管理制度落地提供有效抓手。綜上所述,傳統企業印章管理模式已不能充分滿足高質量發展需要,印章改革迫在眉睫、勢在必行。


              群杰智能印章管理平臺能夠有效解決實物印章管理和用印安全等問題,規范印章管理,加強印章風險管控,提高印章管理效率和水平,可以適用各行業復雜多變的用印場景,并已有眾多大型集團企業成功應用。

              進一步規范印章管理,加強印章風險管控,提高印章管理效率和水平,完善事前審批、事中控制、事后查詢的用印管理流程,推進印章安全、便捷、規范使用與保管,建立健全安全高效、成本節約、網絡審批、全程監管、實時定位、追根溯源的信息化、標準化印章管理體系。


              群杰智能印章管理平臺是有力優化印章管理工作質量的工具。利用信息化手段,一可以進一步將基于印章全生命周期的業務流程規范化,統一用印審批途徑及其他印章相關業務流程,降低管理難度。二是可以減少手工登記統計,提高工作效率。三是在用印管理方面,可保證用印證據完整性,監控用印場景,有效規避用印風險。是通過衛星定位印章位移軌跡可跟蹤,增強對下管控力度。


              風險防控的需要

              引入群杰智能印章管理平臺,可實現印章全生命周期的閉環管理。對股份公司總部、各區域總部、直管項目部印章使用情況實時監控,用印資料完整保存,可以最大程度規避印章偷蓋漏蓋、違規用印等行為的出現,降低企業發生經濟糾紛與法律責任糾紛的風險。


              印章信息集中管理的需要

              引入群杰智能印章管理平臺,搭建印章數據匯總分析管理體系,建立標準化的印章管理基礎數據,可實現印章信息的集中管理。通過平臺獲取所屬單位印章管理情況,掌握及時、準確、有效的印章管理數據,可加強對下監管,為所屬單位的印章管理提供數據支撐。


              印章管控系統功能要求

              印章管控系統應包括以下主要功能:

              (1)實現印章密封保管,可通過印章管理設備將印章與人員常態隔離;

              (2)實現用印在線審批,可通過電腦端或移動端隨時隨地發起用印申請和審批;

              (3)實現用印過程監管,可通過授權用印、影像記錄等方式加強用印過程管控;

              (4)實現用印過程追溯,可通過印章管理數據庫查詢各項管理數據和歷史記錄;

              (5)實現印章實時定位,可通過網絡定位即時查詢印章所在位置和運動軌跡。


              印章管控系統選型

              經調研,市面上主流的印章管理終端設備兩種型號,一種是固定型設備,設備較大,印章放置在其中,不可移動外帶。另一種是移動型設備,設備輕巧便攜,印章被鎖定在金屬筒體中,外帶方便。

              而企業日常辦公,不僅需要在辦公室使用印章,同時也會出現外帶用印的情況,所以需要固定+移動結合的多功能印章管理終端設備。群杰用印寶設備可實現在一處辦公地點使用一臺印控儀,印控儀為便攜式,可攜帶至異地使用。印章筒可更換印章,便于調配,利于節約成本。所屬各單位某工程項目結束、印章作廢繳回后,該硬件設備可調配至新開工項目或其他項目繼續使用。


              系統安全設計要求

              考慮到印章管控系統一旦啟用,將會有大量重要的數據資料在線傳輸,需要對蓋章文件內容嚴格保密。群杰智能印章管理系統具有以下安全指標

              1)傳輸安全:通信使用加密技術,保證數據安全性、可靠性、保密性、真實性及不可抵賴性,防止商業信息或其他相關信息泄露。

              2)賬戶安全:技術上限制用戶密碼必須保持復雜性,且需要定期修改,并從技術上提供手機短信驗證登錄等多種安全登錄方式;具備根據業務需要靈活分配系統權限的能力,能夠實現賬號權限最小化原則,避免交叉權限出現,實現用戶對系統數據訪問和使用的權限控制功能。

              3)數據安全:對本項目中的核心數據采取成熟技術進行保護,包括但不限于:核心數據的類型、內容、敏感性級別等;對核心數據,依據敏感性級別,明確相應的安全保護需求,并應覆蓋核心數據從產生、傳輸、存放、使用、備份直至銷毀的數據全生命周期的完整存儲和保護。

              4)安全審計:對所有涉及敏感信息的查詢操作記錄完整日志;對所有業務辦理痕跡記錄完整日志;日志內容應至少包括:操作人ID、操作人IP、操作時間、操作內容,操作結果等信息;日志在系統中應永久可查,也可導出。


              項目上線歷程回顧

              企業印章管控系統建設主要分為硬件設備采購和軟件平臺開發兩個部分,項目實施期間兩部分內容同步進行。印章管控系統軟件平臺與企業內部業務系統進行系統集成,結合企業印章管理和用印審批工作實際,對接集成后正式啟用。印章管控系統上線運行后,納入系統管理的印章使用均應履行線上用印審批程序,未經線上審批的用印事項視為違規用印。


              項目應用成效

              從降本的角度

              一是降低管理成本,在集團更名和財務賬戶變更等大量外帶印章業務,業務人員可直接帶章筒出差,無需印管員陪同,節省成本。

              二是方便檢查管控,集團總部隨時可通過信息化辦公平臺了解和抽查所有印章的使用狀態,減少實地檢查,節省辦公經費。


              從增效的角度

              首先,用章申請通過辦公平臺線上審核,短信或者郵件通知審核人,用手機端可隨時隨地查看審批,滿足分公司和項目的用章需求,大大提高了工作效率。

              其次,建立完整永久性檔案,所有蓋章文件自動存儲到總部的服務器,一旦發生法律糾紛,方便查詢歷史及追責。


              從合規的角度

              一是規范用章審批,根據不同的文件類型,固化不同的用章審批流程,杜絕了以往用章審批中存在緊急文件需要蓋章,但是給領導匯報的內容斷章取義,后續發現了問題滯后的現象。

              二是印章通過印控儀保管,未經授權無法使用蓋章,蓋章過程被拍照留檔,印控儀一旦遠離攝像頭,儀器會自動向總部報警。


              通過印章管理信息化系統,固化用章審批流程,提高用章審核效率,打通業務系統與用章系統接口,實現業務用章一體化,通過印章管理終端設備,安全保管企業印章,全程記錄用章過程,降低違規用章風險。以印章管理制度為基礎,以印章管理信息化系統為主體,結合印章管理終端設備,形成了企業印章管理全方位風險防控體系。



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