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            1. 萬物互聯 章顯未來

              數字動力!群杰印章共享服務中心為地產行業印章合規高效管理賦能 暨新城控股集團有限公司印章智慧管理案例

              發布時間:2021-06-01 09:01 信息來源: 閱讀次數:

              隨著社會經濟的擴張,房地產企業的發展規模不斷擴大,遍地開花的項目及分支機構,使得企業管理變得愈加復雜。這其中占據內控管理重要位置的印章,就給管理者帶來了諸多難題和考驗。印章管理呈現以下現狀,印章多:集團總部、區域公司、城市公司、項目公司涉及到公章、合同章、財務章等印章種類且數量較多;機構分散:區域公司/城市公司、項目公司都有印章,尤其是項目公司,印章分散在全國各地;蓋章量大、外帶頻繁:總部涉及的商務簽約、證明材料等需要頻繁用印,且印章經常需要外帶至拍地、工商、稅務、銀行等辦公現場;項目公司會簽用?。喉椖抗旧婕岸喾嚼?,需要多方同意后方可用印。

               

              在地產數字化轉型背景下,因數字化應用帶來的效能、安全提升價值明顯,地產業在布局快速數字化轉型的同時,更將數字化應用滲透到管理的方方面面。面對愈加復雜的印章管理,地產業正嘗試應用數字化轉型,改變傳統印章管理模式,為企業健康發展賦能。

               

              印章數字化管理探索與實踐

               

              新城控股業務以住宅開發、物業管理及商業開發運營為主,分支機構遍布全國各地,采用總部印章集中管,分支機構印章自主管的傳統模式。面對大量的印章及繁忙的業務往來,新城控股的印章管理壓力極大,總部想要實時了解分支機構及外帶印章使用情況,十分困難?;陲L險因素考慮,新城控股集團攜手群杰開啟了印章智慧管理之路。

               

              20184月起,新城控股在住宅地產板塊試點應用群杰智能印章管理解決方案,管理成效顯著,進而推廣到商業地產、商管直至全集團,至此新城控股600多枚印章完成了智慧升級。


               


               

              從業務著手,匹配組織架構,以互聯網+物聯網之力掌控全局

               

              新城控股業務環節眾多,不同的業務類型涉及到不同的印章使用,印章物聯網與業務相關聯,不改變新城控股集團原有辦公系統,通過集成軟件接口模式匹配組織架構,借物聯網之力智能印章終端(以下簡稱“用印寶”)給傳統印章加上“智慧鎖”,讓蓋章人、蓋章文件以及印章之間形成數字連接,全過程實時記錄用章的每一個細節。

               

              新城控股總部與分支機構之間通過統一標準化管理平臺形成印章風險管控網絡,分支機構用印、外帶用印經審批授權后方可使用,使用過程用印寶將實時記錄信息回傳管理平臺,讓管理者、使用者及蓋章文件之間形成數字連接,總部可實時了解印章使用動態,加之管理平臺加持OCR識別、數字水印、風險預設等技術,可形成全局全盤掌控之力,保障用印安全。

               

              深入用印場景,便攜智能印章滿足多種需求

               

              招采、商務簽約、財務、人事、辦公等涉及到多種用印模式,固定辦公用印,外帶用印,異地用印,郵寄用印等等。深入研究企業用印場景,便攜智能印章可滿足多種需求。

              1. 總部集中



               

              印章使用人在使用印章之前需要通過印章物聯網平臺提交申請,經過分層審批獲得授權后,憑借授權碼解鎖設備進行蓋章。如需外帶,在經授權后,將用印寶章筒帶至業務現場解鎖后蓋章。蓋章過程用印寶會自動記錄用印數據信息并實時回傳至管理平臺。印章管理員可通過平臺在線監控,實時查看印章使用詳情,做到前端防范,中端控制,后端審查,形成線上線下閉環管理。

               

              2.分支機構自主管理


               


              分支機構自主管理的印章通過統一印章物聯網平臺接入線上遠程管理,分支機構在使用印章時,需要提交申請,經過總部的審批授權后憑借授權碼解鎖用印寶現場或外帶使用,用印寶將實時記錄用印信息回傳至管理平臺,總部可以隨時掌握分支機構的用印詳情。

               

              印章集中管理提質增效探索與實踐

               

              軟硬協同,打破傳統,搭乘數字化浪潮,賦能企業印章管理創新,群杰智能印章管理解決方案的應用,讓新城控股建立起印章數字化管理風險防御機制,使得印章使用更安全,管理更智慧。但新城控股的印章管理變革之路不止于此,為將數字化管理的廣度和深度進一步提升,201912月,新城控股開始著手印章共享服務中心的調研考察工作,進行印章集中管理創新升級。

               

              傳統印章集中管理難題

               

              新城控股總部集中管理的印章極多,這其中包含已應用用印寶的智能印章,還有大量的物理印章。在實際的管理過程中,新城控股發現印章集中管理存在以下問題:

               

              1.找章難,印章使用效率低

              種類繁多的印章,在實際使用過程中要經歷復雜的找章過程,耗時長,易出錯,還會降低印章使用效率。

               

              2.監管難,印章動態無法實時掌握

              頻繁的業務往來,需要頻繁的現場用印或外帶用印,無法掌握印章實時動態,監管困難重重!

               

              3.存在違規用印風險

              復雜的用印場景,存在盜用、私蓋、人情章等違規用印風險!

              4.管理成本高

              分支機構用印需要郵寄或委派專人到總部蓋章,其中涉及到的人員、差旅、郵寄等成本較高。

               

              借智能印章管理解決方案的思路,新城控股印章集中化管理創新之路走的非常順利。20205月,印章共享服務中心在新城控股總部落成,群杰重量級新品智能印章柜落戶其中。

               

               

               

              1. 打破傳統印章存儲模式,重新定義印章管控新模式

               

              新城控股總部管理大量印章,很大一部分已經升級成智能印章,但還存在大量的物理印章。在企業印章管理過程中,新城控股發現印章保管、查找難,印章動態無法掌握,導致用印效率受到制約。于是應用群杰智能印章柜創新集中管理模式。將智能印章和物理印章放入智能印章柜內保管,可以快速查找,快速取用。在保障安全的前提下,大幅提高印章使用效率,降低風險及管理成本。

              2. 顛覆式創新,帶來安全、高效、智慧印章管理體驗

               

               

              印章使用人提交用印申請經審批授權后,憑授權碼即可新城控股印章共享服務中心自助取章、蓋章、還章。印章管理人員通過管理平臺實時掌握印章動態。

               

              3. 模塊組合,根據管理需求最優定制

               

              新城控股總部管理的印章包含智能印章及物理印章,根據新城控股的需求,智能印章柜設計1個主控模塊,3個智能印章管理模塊,8個物理印章管理模塊,幫助新城控股實現了100+的物理印章,72+的智能印章智慧管理升級。

               

              4. 跨設備無縫對接,印章智慧管控再升級

               

              智能印章柜無縫對接群杰印章生態體系所有產品,搭載群杰第五代印章管理系統,可全面提升印章管理水平,保障用印安全。

               

              【印章物聯網應用價值】

               

              1.人印分離

              打破傳統印章管理模式,創新應用智能設備代替人工,借物聯網、互聯網之力實現人、章、文件的信息互聯,做到人印分離,從源頭上降低人章接觸可能存在的盜用、私蓋、人情章等違規用印風險。

               

              2.授權使用

              無論是取章,蓋章,還是印章外帶,未經授權,均無法解鎖設備進行操作應用??梢院芎玫囊幏队≌鹿芾砑笆褂?。

               

              3.遠程管理

              無論是分子公司還是集團總部,領導在不在辦公現場都不再是影響工作效率的因素,一體化標準管理平臺,實現遠程管理。審批、授權、監管等不受時空限制,省去差旅、郵寄等成本,提質增效顯著。

               

              4.全程記錄

              智能終端自動記錄使用環節數據,留痕留底,自動生成臺賬,一旦發生法律糾紛,可隨時調閱臺賬記錄,作為追溯依據。

               

              新城控股通過應用群杰用印寶智能印章及智能印章柜實現企業印章數字化管理轉型,讓業務與管理的全過程閉環,提升了風險防御能力。搭建一站式印章共享服務中心,實現集團總部的一站式用印中心,提質增效成果顯著。

               

              創立于2014年的群杰,是中國智能印章行業的領導者,致力于為用戶提供安全、合規、高效的智能印章管理解決方案。秉承“讓印章使用更安全,管理更智慧”的使命已成功推出包含群杰用印寶、群杰蓋章機、群杰印章柜等智能終端及智能印章管理平臺。成功推進建筑、地產、制造、零售、金融、健康等行業2000+企業數字化、智能化印章風控管理實踐。


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